CONSTITUTION

CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS PARTIE I

 

NOM DU CLUB

 

  1. Le nom de ce club sera « Association de voile des Forces canadiennes (AVFC) – MONTRÉAL».

 

102.

CONSTITUTION AND BYLAWS PART 1

 

CLUB NAME

 

  1. The club’s name shall be “CANADIAN FORCES SAILING ASSOCIATION (CFSA)

 

–MONTREAL

 

  1. The club is designated as a “Special Interest Activity” as defined by NDHQ. Established under the authority of Canadian Forces Administrative Order 50-20 (Recreation Clubs) and with the approval of the Base Commander, it is operated in accordance with the regulations and policies of CFB St.Jean and governed by its own constitution and by-laws.

 

 

AUTORISATION

 

  1. Le club AVFC est administré par le comité exécutif du club. Le club sera assujetti à la constitution des Biens non publics et en conformité avec l’ORFC 4.61 ainsi que les

OAFC 50-2 et 50-20.

 

OBJECTIF

 

  1. Vision – du Club continuera d’accroître la qualité de vie de la communauté militaire, en maintenant des services sportifs, récréatifs de qualité et adaptés aux besoins changeants de ses membres

 

  1. Mission – Améliorer la qualité de vie des membres de la communauté militaire en fournissant des services sportifs et récréatifs répondants aux besoins de ses membres.

 

  1. Le but principale du Club est de fournir un endroit pour faire de la voile, enseigner la voile et promouvoir l’utilisations des bateaux dans les conditions appropriées et des coûts raisonnables.

 

AUTHORITY

 

  1. The club CFSA is administered by the club’s

 

Executive Committee. The club shall be subject to the Non-Public Property constitution and shall comply with QR&O 4.61, CFAO 50-2, and CFAO 50-20.

 

GOAL

 

  1. Vision The Club shall continue to increase the quality of life for the military community by providing quality sport and recreational facilities that can adapt to the changing needs of the members.

 

  1. Mission – Increase the quality of life of members of military community by providing sport and recreational services suitable to the needs of members.

 

  1. The club is a self-help club and relies on the volunteer efforts of its members for governance, operation and maintenance. The club is funded from membership dues, moorage fees, food and bar sales etc. It is supported administratively by the CFB St.Jean Personnel Support Program

 

(PSP). The objective of this Club is to provide sailing facilities; training; promote the use of boats under appropriate conditions

 

and at reasonable cost; to provide access for boats; to provide as available space for canoes, kayaks and boats; to encourage family activities; and to form affiliations with like-minded community organizations. The primary objective of CFSA is to provide training, recreational and competitive sailing opportunities for serving military members and their families. Additional objectives are:

 

to provide safe recreational sailing, facilities and activities for CFSA members

 

to provide CFSA members in the CFB Montreal area with training in seamanship and sailing

 

to organize opportunities for CFSA members to take part in sailing activities

 

to encourage racing, cruising and adventure training under sail; to promote water safety and physical fitness

 

to provide CFSA members with information and advice about sailing

 

to encourage and promote liaison between members and yacht clubs of sailing associations in Quebec, Canada, the Commonwealth and elsewhere

CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS PARTIE I 3
CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS PARTIE I 3 CONSTITUTION AND BYLAWS PART 1 3
CONSTITUTION AND BYLAWS PART 1 3 NOM DU CLUB 3
NOM DU CLUB 3 CLUB NAME 3
CLUB NAME 3 AUTORISATION 3
AUTORISATION 3 AUTHORITY 3
AUTHORITY 3 OBJECTIF 3
OBJECTIF 3 GOAL 3
GOAL 3 ADMINISTRATION 4
ADMINISTRATION 4 ADMINISTRATION 4
ADMINISTRATION 4 ADHÉSION 5
ADHÉSION 5 MEMBERSHIP 5
MEMBERSHIP 5 COMPOSITION DES CLUBS 7
COMPOSITION DES CLUBS 7 CLUB COMPOSITION 7
CLUB COMPOSITION 7 ANNULATION D’UNE ADHÉSION 8
ANNULATION D’UNE ADHÉSION 8 REVOCATION OF MEMBERSHIP 8
REVOCATION OF MEMBERSHIP 8 LE COMITÉ EXÉCUTIF 8
LE COMITÉ EXÉCUTIF 8 EXECUTIVE COMMITTEE 8
EXECUTIVE COMMITTEE 8 SENATE 10
SENATE 10 SENATE 10
SENATE 10 RÉUNIONS 10
RÉUNIONS 10 MEETINGS 10
MEETINGS 10 ORDRE DU JOUR 11
ORDRE DU JOUR 11 AGENDA 11
AGENDA 11 QUORUM 11
QUORUM 11 QUORUM 11
QUORUM 11 VOTE ET ELECTIONS 11
VOTE ET ELECTIONS 11 VOTING AND ELECTIONS 11
VOTING AND ELECTIONS 11 MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET
MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS 13
RÈGLEMENTS 13 CHANGES TO THE CONSTITUTION AND
CHANGES TO THE CONSTITUTION AND BYLAWS 13
BYLAWS 13 DISCIPLINE ET CONDUITE GÉNÉRALE 14
DISCIPLINE ET CONDUITE GÉNÉRALE 14 DISCIPLINE AND GENERAL CONDUCT 14
DISCIPLINE AND GENERAL CONDUCT 14 AFFILIATIONS 15
AFFILIATIONS 15 AFFILIATIONS 15
AFFILIATIONS 15 PROPRIÉTÉ DU CLUB 15
PROPRIÉTÉ DU CLUB 15 CLUB PROPERTY 15
CLUB PROPERTY 15 BAR 16
BAR 16

 

and at reasonable cost; to provide access for boats; to provide as available space for canoes, kayaks and boats; to encourage family activities; and to form affiliations with like-minded community organizations. The primary objective of CFSA is to provide training, recreational and competitive sailing opportunities for serving military members and their families. Additional objectives are:

 

to provide safe recreational sailing, facilities and activities for CFSA members

 

to provide CFSA members in the CFB Montreal area with training in seamanship and sailing

 

to organize opportunities for CFSA members to take part in sailing activities

 

to encourage racing, cruising and adventure training under sail; to promote water safety and physical fitness

 

to provide CFSA members with information and advice about sailing

 

to encourage and promote liaison between members and yacht clubs of sailing associations in Quebec, Canada, the Commonwealth and elsewhere

ADMINISTRATION

 

  1. Le Club a une obligation de rédiger et de maintenir la Constitution du Club. Les propositions des modifications de la constitution doivent être approuvés par une assemblée générale par une vote de 60% ou plus des membres reguluieres.

 

  1. Le Club a une obligation de rédiger et de maintenir un ensemble des Instruction et

 

Procédures d‘Opérations (IPO) du Club. Les IPOs contiennent des règlements qui gouvernent les membres du Club. Les propositions des modifications des IPO doivent être approuvées par le comité exécutif.

ADMINISTRATION

 

  1. Club has an obligation to prepare and maintain the constitution. Any proposed changes to the constitution must be approved by a general meeting with a 75% majority vote of attending regular members.

 

  1. The Club has an obligation to prepare and maintain a set of standard operating procedures (SOP). The SOPs are a set of rules that govern the members of the club. Any proposed changes of the SOPs must be approved by the executive.
109. Les propositions des modifications de la 109. Proposals for the modification of the
constitution ou des IPOs doivent être constitution or SOPs shall be forwarded to
acheminées au Gest des PSP. the Manager of PSP.
110. Le directeur de PSP est le conseiller technique 110. The PSP manager is the administrative
du Club. consultant to the club
111. Pour accomplir ses objectifs, le Club vise à 111. The club should strive to assure good
assurer une saine gestion des ressources management of human resources, finances
humaines, financières et matérielles. and equipment.
112. La gestion mettra l’accent sur une organisation 112. The management shall promote efficient,
professionnelle, efficace et responsable. responsible and professional organization.
113. Le Club visera l’excellence afin d’engendrer 113. The Club shall aim for excellence to obtain
des résultats durables et une croissance fondée long term growths based on good
sur les meilleures pratiques de gestion management practices.
généralement reconnues.
114. Le Club devra générer des surplus d’opération 114. The Club shall not run a deficit unless
sauf si spécifiquement approuvé dans le specifically approved in the budget and by
budget et par directeur de PSP.. the PSP manager.
115. Le Club devrait fournir des installations 115. The Club’s installations should be safe for
sécuritaires aux utilisateurs. L’accès aux the users. Access by children may be
enfants peut être limité en tentant compte des restricted based on the following conditions:
points suivants:
A. Niveaux de supervision disponibles A. Level of available supervision
B. Risques inhérents aux activités B. The inherent risk of a particular
pratiquées. activity.
116. Les sites web et intranet doivent être 116. Use of a web site and intranet should remain
maintenus comme moyen de communication a communication channel to inform the
s’adressant à toute la communauté militaire. community.

 

ADHÉSION MEMBERSHIP
117. 117
  1. Membres titulaires : Les personnes suivantes, incluant leur famille immédiate, peuvent être admises à titre de membres titulaires au PSL :

 

  • les militaires de la Force régulière actif ou retraités;
  1. Regular members: The following individuals and their immediate family members may be admitted as regular SRP members:

 

  • serving or retired members of the Regular Force;

 

 

 

 

 

 

SEPTEMBER 2014                                                                                5/17                                                     CFSA/AVFC

 

  • les militaires de la Force de la Première Réserve actif ou retraités;

 

  • les militaires des forces de pays étrangers qui participent au programme d’échange ou qui sont détachés auprès des Forces canadiennes et qui sont en service sur les garnisons ; et

 

  • toutes autres personnes faisant la demande auprès du Gestionnaire des PSP et qui seront dûment autorisés par le Cmdt..

 

  1. Membres ordinaires : Les personnes suivantes, incluant leur famille immédiate, peuvent être admises à titre de membres ordinaires du PSL :

 

  • les employés de la Fonction publique du MDN;

 

  • les employés du personnel des FNP;

 

  • les membres du Corps canadien des commissionnaires employés à temps plein sur les garnisons et sites;

 

  • les veuves ou veufs recevant une pension selon la Loi sur la pension de retraite des FC;

 

  • les employés des Centres de ressources pour les Familles des militaires de Valcartier (CFV) et de Montréal (CRFM Montréal);

 

  • les employés à temps plein des Centres de la Petite Enfance de Valcartier (CPE Sentinelle des Petits) et de St-Jean (CPE O Mille Ballons);

 

  • les membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et leur famille; et

 

  • les individus visés par d’autres ententes spéciales telles que les

 

 

 

SEPTEMBER 2014

 

 

  • serving or retired members of the Primary Reserve Force;

 

  • members of foreign forces participating in an exchange program or seconded to the Canadian Forces who are serving on garrisons; and

 

 

  • any other individual who requests membership from the PSP Manager and who is duly authorized by the CO.

 

  1. Ordinary members: The following individuals and their immediate family may be admitted as ordinary SRP members:

 

  • public servants working for DND;

 

 

  • civilian employees of NPF;

 

  • members of the Canadian Corps of Commissionaires employed full time on base sites and garrisons;

 

  • widows or widowers receiving a pension under the Canadian Forces Superannuation Act;

 

  • employees of Military Family Resource Centres,;

 

 

 

  • full-time employees of the early childhood centres (CPE),;

 

 

 

 

 

  • Royal Canadian Mounted Police (RCMP) members; and

 

 

  • any individuals covered by other special agreements such as
  • les militaires de la Force de la Première Réserve actif ou retraités;

 

  • les militaires des forces de pays étrangers qui participent au programme d’échange ou qui sont détachés auprès des Forces canadiennes et qui sont en service sur les garnisons ; et

 

  • toutes autres personnes faisant la demande auprès du Gestionnaire des PSP et qui seront dûment autorisés par le Cmdt..

 

  1. Membres ordinaires : Les personnes suivantes, incluant leur famille immédiate, peuvent être admises à titre de membres ordinaires du PSL :

 

  • les employés de la Fonction publique du MDN;

 

  • les employés du personnel des FNP;

 

  • les membres du Corps canadien des commissionnaires employés à temps plein sur les garnisons et sites;

 

  • les veuves ou veufs recevant une pension selon la Loi sur la pension de retraite des FC;

 

  • les employés des Centres de ressources pour les Familles des militaires de Valcartier (CFV) et de Montréal (CRFM Montréal);

 

  • les employés à temps plein des Centres de la Petite Enfance de Valcartier (CPE Sentinelle des Petits) et de St-Jean (CPE O Mille Ballons);

 

  • les membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et leur famille; et

 

  • les individus visés par d’autres ententes spéciales telles que les

 

 

 

SEPTEMBER 2014

 

  • serving or retired members of the Primary Reserve Force;

 

  • members of foreign forces participating in an exchange program or seconded to the Canadian Forces who are serving on garrisons; and

 

 

  • any other individual who requests membership from the PSP Manager and who is duly authorized by the CO.

 

  1. Ordinary members: The following individuals and their immediate family may be admitted as ordinary SRP members:

 

  • public servants working for DND;

 

 

  • civilian employees of NPF;

 

  • members of the Canadian Corps of Commissionaires employed full time on base sites and garrisons;

 

  • widows or widowers receiving a pension under the Canadian Forces Superannuation Act;

 

  • employees of Military Family Resource Centres,;

 

 

 

  • full-time employees of the early childhood centres (CPE),;

 

 

 

 

 

  • Royal Canadian Mounted Police (RCMP) members; and

 

 

  • any individuals covered by other special agreements such as

 

 

 

 

6/17                                                     CFSA/AVFC

 

protocoles d’entente ou les ententes de niveau de service ou toutes autres ententes écrites approuvées par le Cmdt.

 

  1. Membres associés : Toute personne non mentionnée aux paragraphes a) et b) peut être invitée à devenir membre associé. Le titre de membre associé ne sera accordé que pour un an et le renouvellement de la carte de membre pour des périodes ultérieures d’un an chacune ne sera pas automatique.

 

Note 1 : La famille immédiate d’un membre a le même statut d’adhésion que le membre lui-même. La famille immédiate signifie le/la conjoint(e), de fait ou non, et les enfants résidant à la même adresse que le membre (voir Note 2).

 

 

Note 2 : Les enfants de 18 ans et plus sont considérés comme faisant partie de la famille immédiate s’ils demeurent à la même adresse que leurs parents (maximum 21 ans) ou sont étudiants à temps plein (maximum 25 ans). Une preuve de résidence et la carte d’étudiant peuvent être demandées.

 

memoranda of understanding, service level agreements, or other written agreements approved by the CO.

 

  1. Associate Members: Any individual not covered in paragraphs a) or b) may be invited to become an associate member. Associate memberships shall only be granted for one year. Each year, associate membership members’ applications must be approved by the flag officers after consultation based on club needs.

 

Note 1: The immediate family members of a member have the same membership status as the member. Immediate family members are defined as the spouse (common-law or not) and children residing at the member’s address (see Note 2).

 

Note 2: Children 18 years of age or older are considered part of the immediate family if they live at the same address as their parents (maximum 21 years old) or are full-time students (maximum 25 years old). Proof of residence and a student card may be required.

 

 

COMPOSITION DES CLUBS CLUB COMPOSITION
118.  La composition d’un club doit en tout temps 118.  Club composition must comply with the
tenir compte des règlements prescrits à regulations set forth in CFAO 50-20 for
l’OAFC 50-20 (Special Interest Activities) : Special Interest Activities at all times:
a. les membres associés ne devraient pas a. associate members should not make up
représenter plus de 20% de l’ensemble des more than 20% of all members; and
membres ; et
b. les membres ordinaires et associés ne b. ordinary and associate members should
devraient pas représenter plus de 50% de not make up more than 50% of all
l’ensemble des membres. members.
c. un membre titulaire doit être nommé au c. a regular member must be appointed as
comité exécutif, en tant que président ou commodore, vice-commodore and rear-
vice-président commodore of the executive committee.

 

 

 

 

 

 

 

SEPTEMBER 2014                                                                                7/17                                                     CFSA/AVFC

 

119.  Suite à une entente, le Cmdt. accorde la 119.  Upon an agreement, the CO. may authorize
dérogation suivante : exceptions to the following :
a. les membres titulaires et ordinaires doivent a. regular and ordinary members must make
représenter pour au moins 51% de up at least 50% of all members;
l’ensemble des membres ;
b. les membres associés ne doivent pas b. associate members must not make up
représenter plus de 49% de l’ensemble des more than 49% of all members; and
membres ; et
c. un membre titulaire doit être nommé au c. a ordinary or associate member may be
comité exécutif, en tant que président ou appointed as commodore, vice-
vice-président. commodore and rear-commodore of the
executive committee.
Note : Les membres titulaires conservent Note: Regular members always have
toujours la priorité. priorities on other members.
ANNULATION D’UNE ADHÉSION REVOCATION OF MEMBERSHIP

 

 

  1. Les membres du club devront respecter les règlements en tout temps.

 

  1. les règlements seront connus par tous les membres et le non-respect des règlements pourront entraîner la suspension ou annulation des privilèges;

 

  1. quiconque nuit à la réputation du club peut voir son adhésion annulée; et

 

 

  1. une annulation temporaire ou permanente, peut être faite par le président du club. Cette révocation de privilège devra être entérinée dans les 30 jours par le comité et approuvée par le Directeur de PSP.

 

  • Club members must respect the bylaws at all times.

 

  1. members are responsible for knowing the club bylaws; failure to respect the bylaws may lead to a suspension or revocation of club privileges;

 

  1. individuals who harm the club’s reputation may lead to a suspension or revocation of club privileges and

 

  1. Two flag officers may temporarily revoke a membership. Any such revocation of privileges must be approved by the Executive Committee within 45 days and PSP manager must be advised.

 

 

 

LE COMITÉ EXÉCUTIF EXECUTIVE COMMITTEE
121Le  Club  sera  administré  par  un  comité 121 The  Club  shall  be  administered  by  an
exécutif qui sera composé d’officiers d’État executive Committee which shall consist of
Major (Flag) et membre d’exécutif  tel que Flag  Officers  and  executive  members  as
prescrit dans cette section: prescribed in this section
122 The executive shall be responsible for day-to-

 

 

 

 

SEPTEMBER 2014                                                                                8/17                                                     CFSA/AVFC

 

  • L’exécutif sera responsable pour la gestion journalière du Club en accord avec cette constitution et les directives des membres provenant des assemblées générales selon les procédures permises.

 

  • Les officiers d’État Majors (Flag) seront:

 

  1. Commodore
  2. Vice Commodore
  3. Contre Commodore
  4. Past – Commodore

 

  • Le dernier commodore disponible retire sera past commodore.

 

 

  • Les membres d’exécutif auront les fonctions suivantes:
    1. Officier des régates
    2. Officier d’entraiment
    3. Capitaine des bateaux
    4. Officier de port
    5. Trésorier
    6. Secrétaire
    7. Officier Social
    8. Officier de sécurité
    9. Officier des membres

Ainsi d’autres positions tel que déterminé au besoin.

 

  • Droit d’office

 

Les officiers d’État Major (Flag) doivent être membres des Forces Canadiennes – régulière ou de réserve primaire actif ou retraites. Pour assurer un commandement plus efficace, le comité de nomination peut faire une demande d’exception. La demande doit être approuvée par le Directeur de PSP

 

Tous les membres en règle peuvent occuper une position d’exécutif.

 

 

 

 

 

  • Le comité exécutif peut former une ou plusieurs sous-comités pour aider le comité exécutif avec des projets spécifiques et pour assurer l’opération efficace du Club.

 

day management of the Club in accordance with this constitution and such direction as is properly given by Club members at a general meeting.

 

  • The Flag Officers shall consist of:
    1. Commodore (president)
    2. Vice Commodore (vice-president)
    3. Rear Commodore
    4. Past Commodore

 

  • The last acting available Commodore shall be Past-Commodore.

 

 

  • Members of the executive may perform the duties of:
    1. Equipment officer
    2. Fleet captain sail / motor
    3. Harbor master
    4. Treasurer
    5. Secretary
    6. Security officer
    7. Membership officer

 

And any other function that may be deemed necessary from time to time. Duties and responsibilities are to be detailed in the SOPs.

 

  • Eligibility to hold office:

 

The flag officers should be active or retired members of Canadian Forces, Regular or Primary Reserve. To assure the most efficient command, the nominating committee may request an exception of the above condition. The exception must be approved by the PSP manager. Any regular member in good standing may serve as a member of the executive. Ordinary or associate members may be appointed to the executive by the flag officers. They may be permitted to vote at the discretion of the flag officers.

 

  • The Executive Committee may create one or more sub-committees to help the Executive Committee with specified tasks for the smooth conduct of Club operations.

 

The newly elected flag officers shall verify financial statements of the club, list of public

128Les  officiers  d’État  Major  nouveaux  élus, funds  equipment,  list  of  non-public  funds
doivent vérifier les états financiers du Club, equipment and list of equipment on loan or
le registre des biens appartenant aux fonds loaned and transferred the above from the
non public, le registre des biens appartenant past  flag  officers  within  60  days  of  the
aux fonds publics, le registre des biens en elections.
location ou des biens loués et transférer ces
registres des officiers d’État Major sortants
aux nouvel exécutif dans les 60 jours suivant
les élections. 129.The newly elected commodore shall request
the PSP manager to transfer the D.A. Holder
129Le Commodore nouvellement élu, doit faire from the past Commodore to new
parvenir une demande de transfert de Commodore or his delegate after the
responsabilités de D.A. au nouveau verifications of the equipment and no later
Commodore après avoir vérifié les biens tel than 28 February following the election.
qu’exigé.
SENATE SENATE
130.  . 130.The Senate will be composed of all former
Commodores and current flag officers. The
purpose of the senate is to advise the
commodore on matters including but not
limmited to: long term planning, capital
expenditures, discipline and affiliations.
RÉUNIONS MEETINGS
131.  Assemblée générale : Au moins une assemblée 131.Annual general meeting: At least one annual
générale aura lieu à chaque année. Le general meeting shall be held each year.  The
président pourra convoquer une assemblée President may convene a special meeting
spéciale, lorsqu’un ou plusieurs points when an urgent need to debate one or more
importants doivent être débattus d’urgence. important points arises.
132.  Une assemblée générale spécial peut être tenue 132.A Special General Meeting shall be called by
à la demande du commodore ou, en son the commodore, or in his absence by the
absence, par l’officier senior d’État Major du Senior Flag Officer of the club when in his
Club quand selon lui, les conditions l’exigent, opinion the circumstances warrant, or when
ou lorsque demandé par les membres par écrit requested to do so by a notice delivered to
indiquant la raison de cette assemblée que him in writing stating the reason why such
cette demande comporte au moins 10 meeting should be called and signed by a
signatures des membres titulaires du Club. minimum of 10 regular members of the club.
133.  Une assemblée générale spécial peut être tenue 133.Notice of general meeting shall be sent to
à la demande du commodore ou, en son each member at his last recorded e-mail
absence, par l’officier senior d’État Major du address, posted on the bulletin board, and
Club quand selon lui, les conditions l’exigent, posted on the club website not less than 14
ou lorsque demandé par les membres par écrit days prior to the proposed date of such
indiquant la raison de cette assemblée que meeting. This notice shall state the agenda.

 

 

 

 

 

SEPTEMBER 2014                                                                               10/17                                                    CFSA/AVFC

 

cette demande comporte au moins 10

signatures des membres du Club.

 

134.  Réunion du comité exécutif : Selon les 134.Executive Committee meetings: As needed,
besoins. but at least 6 times per year.
ORDRE DU JOUR AGENDA
135.  L’ordre du jour, pour une assemblée générale 135.The agenda for an annual general meeting or
ou pour une réunion du comité exécutif, pourra for an Executive Committee meeting should
inclure : include:
a. ouverture de la réunion; a. motion to open the meeting;
b. présence; b. attendance;
c. lecture et adoption du procès-verbal; c. reading and adoption of minutes;
d. rapport du président; d. commodor’s  report;
e. rapport financier et nombre de membres; e. financial report and number of members;
f. rapport des membres du comité; f. reports from the Committee members;
g. affaires en cours et correspondance; g. current activities and correspondence;
h. nouvelles affaires; et h. new business; and
i. clôture de la réunion et date de la i. motion to adjourn the meeting and date of
prochaine réunion. the next meeting.
QUORUM QUORUM
136.  Le quorum pour une assemblée générale, est 136.The quorum for an annual general meeting is
de 30% des membres titulaires en règle et 30% 30% of the regular membership; quorum for
des membres titulaires en règle pour une a special meeting is 30% of the regular
assemblée spéciale. Le président devra members. The President shall state in the
déclarer, dans les minutes de la réunion, si le meeting’s minutes whether or not quorum
quorum est atteint. has been met.
137.  Le quorum, pour la réunion du comité 137.For an Executive Committee meeting,
exécutif, devra être de 50%. quorum shall be 50%.

 

 

VOTE ET ELECTIONS

 

  1. Toutes les décisions votées devront être décidées par simple majorité lorsque le quorum est atteint. Le vote du président sera requis en cas d’égalité.

 

VOTING AND ELECTIONS

 

  1. All issues brought to a vote shall be decided by a simple majority when quorum is met. The commodore shall only vote in order to break any tie
  2. 139. Toutes les positions d’exécutif seront pour une 139. All positions will be held for 1 year and will
    durée d’une année. Ils seront élus selon les be elected as per the rules of this
    règlements de cette constitution. constitution.
    140. Au moins 60 jours avant les élections, 140. The existing executive shall appoint a
    l’exécutif en place assignera un comité de nominating committee at least 60 days prior
    nomination. Les noms des membres du comité to elections. The list of the members of the
    de nominations seront affichés sur le babillard nominating committee shall be sent to each
    du Club. member at his last recorded e-mail address,
    posted on the bulletin board, and posted on
    the club website.
    141. Le comité de nomination doit préparer une 141. The nominating committee shall prepare a
    liste des candidats pour chaque position de list of proposed candidates for each position.
    l’exécutif. The list shall be sent to each member at his
    last recorded e-mail address, posted on the
    bulletin board, and posted on the club
    website.
    142. Tous les candidats intéressés à occuper un 142. All candidates interested in a position must
    poste dans l’exécutif doivent aviser le comité present their names to the nominating
    de nomination au moins 15 jours avant les committee at least 15 days prior to the
    élections. elections.
    143. Le comité de nomination doit avoir un accord 143. The nominating committee must obtain the
    de chaque candidat avant d’accepter la position agreement of the nominated person to serve
    proposée. on the executive committee.
    144. Les positions vacantes sur le comité exécutif 144. Vacancies on the Executive Committee may
    pourront être comblées par une personne be filled by appointment by the executive
    nommée par l’exécutif après les élections. after the elections. Vacancies for flag officer
    may be filled by appointment by current flag
    officers.
    145. Un commodore ne pourra rester en poste pour 145. No person shall serve more than 3
    plus de 3 ans consécutif. consecutive years as a commodore.
    146. Le terme de service commencera janvier 1 146. The term of office shall commence 1st of
    immédiatement suite aux élections et se January after elections and are concluded
    terminera décembre 31 après les élections du and shall expire 31st of December after the
    nouveaux comite exécutif durant la réunion elections of another executive committee at
    annuelle générale d’automne. next fall Annual General Meeting.
    147. Le vote pour chaque poste sera effectué 147. The elections shall be conducted by the
    séparément et en cas d’égalité, le vote sera fait person appointed as a chairman of the
    via le ballot secret. Nominating committee .
    148. Voting for each position shall be done
    148. Les élections seront sous la direction du separately and where more than one person
    « chairman » du comité de nomination.

     

     

     

    SEPTEMBER 2014                                                                               12/17                                                    CFSA/AVFC

     

    1. Le « Chairman » du comité de nomination a la responsabilité d’assurer que seulement les membres avec le droit de vote participent aux élections.

     

    1. Seulement des membres titulaires en règles et âgés de 18 ans et plus ont le droit de vote.

     

    1. Procédure pour relever de ses fonction un officier d’état major (flag officer) – Une assemblée générale spéciale devrait être convoque et si les membres vote pour mettre un terme aux fonctions d’officier d’état major pour l’individu en question, les élections pour un officier remplaçant auront lieu pendant la même assemblée. Le terme de commandement commencera après l’approbation du directeur des PSP.

     

    • Procédure pour relever de ses fonctions un membre d’e l’exécutif (pas des officier d’état major) – Une assemble d’exécutif devrait être convoque. Un vote de minimum

     

    75% des membres d’exécutif est nécessaire pour mise en terme la fonction de membre d’exécutif en question.

     

     

    MODIFICATIONS À LA CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS

     

    1. Toutes propositions d’amendement à la constitution doivent être appuyées par 5 membres en règles et parvenir au secrétaire de l’exécutif au moins 30 jour avant la tenue de une réunion générale.

     

    1. Toutes propositions d’amendement à la constitution doivent être approuvées a une réunion générale et les propositions d’amendements doivent être envoyées à tous les membres au moins 14 jours précédant la réunion générale

     

    .

     

    FINANCES

     

     

     

     

     

     

    SEPTEMBER 2014

     

    is nominated for the position, the voting shall be by secret ballot.

     

    1. Measures shall be taken by the chairman of the nominating committee that voting is restricted to the persons present that are eligible to vote.

     

    1. Only regular members in good standing that are over 18 years of age may vote.

     

    1. Procedure for dismisal of a flag officer – A special general meeting must be held and if 75% of the regular serving members vote for the dismisal of the flag officer, elections for a replacment flag officer shall be held at the same meeting. See procedures for requesting a special general meeting in this document. The change of command shall take place after the approval from PSP manager.

     

     

    1. Dismissal for executive members other than flag officers – An executive meeting must be held. A vote with a minimum of 75% majority of the seving executive committee is required to remove a member of executive from his/hers function..

     

     

    CHANGES TO THE CONSTITUTION AND BYLAWS

     

    1. Any proposals to amend the constitution must be forwarded to the secretary of the executive with a signature of at least 5 members in good standing at least 30 days prior to the general meeting.

     

    1. Any proposed changes to the constitution must be approved at a general meeting and the proposed changes must be sent to each member at his last recorded e-mail address, posted on the bulletin board, and posted on the club website at least 14 days prior to the general meeting.

     

    FINANCES

     

    155         The financial year of the Club shall end on 31

     

     

     

     

    13/17                                                    CFSA/AVFC

    1. L’année financière du Club se terminera le 31 Decembre et en cette date, tous les comptes seront fermés (livres seulement) et les états financiers seront préparés.

    December at which date the accounts shall be closed (books only) and financial statements prepared and shall be sent to each member at his last recorded e-mail address, posted on the bulletin board, and posted on the club website.

     

     

    • Les états financiers du Club seront vérifiés annuellement par deux personnes désignées par le vice-commodore dans les 60 jours de la fin de l’année financière ou si nécessaire par le trésorier.

     

     

    • Le comité exécutif doit préparer un budget. Le budget doit être approuvé par les membres pendant une assemblée générale au printemps.

     

     

    • L’exécutif ne peut excéder des dépenses budgétaires par plus de $ 1,000.00 sans l’approbation du directeur des sports et loisirs Seuls les membres de l’exécutif qui ont des allocations budgétaires peuvent utilises des fonds au nom du club. Toutes dépenses spécifiques au delà de $500 doivent être approuvées par le comite exécutif.

     

    • Le Club doit exiger le reçu pour toutes les dépenses pour un remboursement.

     

    • En automne, l’exécutif doit préparer un budget opérationnel ainsi qu’un programme des dépenses en capital pour être présenté au Gest. de PSP.

     

     

     

    • Tout achat, vente, radiation de meubles, bateaux et biens capitaux, doit être approuvé par le directeur de PSP.

     

    • The club accounts shall be audited annually by two persons appointed by the vice-commodore within 60 days of the end of the financial year. If requested by the treasurer or the flag officers a special audit shall be conducted

     

    • The executive will prepare a budget that shall be approved by members and shall be sent to each member at his last recorded e-mail address, posted on the bulletin board, and posted on the club website.

     

    • The club executive committee may not exceed the approved budget by more than $ 1,000.00 without the approval of PSP manager. Only members of the executive committee with budget allocations may spend funds on behalf the Club. Any individual expenditure over $ 500 must be approved by the executive committee

     

    • The Club will require receipts for all expenses for reimbursement.

     

    • The executive shall prepare an operational budget and capital expenditure program to be submitted to PSP manager and shall be sent to each member at his last recorded e-mail address, posted on the bulletin board, and posted on the club website.

     

    • All acquisitions, sales or disposal of furniture, boats or capital assets shall be approved by the PSP manager.

     

     

    DISCIPLINE ET CONDUITE GÉNÉRALE DISCIPLINE AND GENERAL CONDUCT
    162.Tous les membres du club devront en tout 162.All club members must comply with the
    temps se conformer aux règlements du club. club’s bylaws and SOPs at all times.

     

     

     

     

     

    SEPTEMBER 2014                                                                               14/17                                                    CFSA/AVFC

    AFFILIATIONS

     

    1. Toute affiliation avec un autre club doit être recommandée par le Directeur de PSP approuvée par le Cmdt.

    AFFILIATIONS

     

    1. Club can provide recipricity with other sailing clubs. All other affiliations with another club or organisations must be recommended to the PSP manager and approuved by the CO.

     

    164.  Si le club veut s’associer ou s’affilier avec une 164. If the club wishes to associate or affiliate
    autre organisation, groupe ou société qui ont itself with another organization, group, or
    les mêmes intérêts et qui n’est pas autorisé par agency having similar interests and which is
    cette constitution, le président devra obtenir de not authorized by this constitution, the
    ladite organisation un compte-rendu de leurs commodore shall obtain from the said
    opérations et but incluant : organization a summary of their operations
    and goals including:
    a.   une copie de la constitution de ladite a.   a copy of the said organization’s
    organisation; constitution;
    b.  copie du règlement reliant les membres ou b.  a copy of the bylaws governing the
    affiliation de cette organisation; et membership in, or affiliation with, this
    organization; and
    c.   une liste des autres groupes affiliés avec c.   a list of other groups affiliated with this
    cette organisation. organization.
    165.  Après avoir pris connaissance de ladite 165. Once the Executive Committee has
    organisation et que le comité exécutif croit que examined the said organization and feels that
    l’affiliation avec cette dite organisation est affiliation is in the club’s best interest,
    dans l’intérêt du club, l’affiliation devra être affiliation shall be proposed to the
    proposée pour approbation par les membres à membership for their approval.
    une assemblée générale.
    166.  Aucun engagement d’association ou d’action 166. No association or affiliation can take place
    d’affiliation ne peut être fait tant et aussi until the commodore has prepared an
    longtemps que le président du club n’ait application for affiliation or association,
    préparé une soumission concernant l’affiliation submitted it to the CO via PSP manager.
    ou l’association et ait soumis celle-ci au Cmdt.

     

    PROPRIÉTÉ DU CLUB

     

    1. Le Club utilise les biens, équipements, et bâtiments appartenant aux fonds public et aux fonds non publics.

     

    1. Le Club a une obligation de maintenir un registre des biens publics et un registre des biens non public

    CLUB PROPERTY

     

    1. Club uses equipment, materials and buildings that belong to public funds and non-public funds.

     

    1. Club must maintain a list of material that belongs to public funds and a separate list of materials that belong to non-public funds.

     

     

     

     

     

     

    SEPTEMBER 2014                                                                               15/17                                                    CFSA/AVFC

    169. Tout l’équipement qui sera acquis par le club 169.Any equipment acquired by the club remains
    restera la propriété de celui-ci et sera the property of the club and shall be
    inventorié. inventoried.
    170. Aucun article, équipement ou autre propriété 170.No item, equipment, or other property shall
    ne sera prêté ou loué à qui que ce soit à moins be lent or rented to anyone without prior
    d’avoir reçu l’approbation du comité exécutif. approval of the Executive Committee;
    171. Le détenteur du compte de répartition sera le 171.The Equipment Officer or Commodore shall
    Commodore ou magasinier-chef. L’inventaire hold the distribution account. Every year, an
    devra être effectué annuellement, consigné par inventory shall be conducted, recorded in
    écrit et remis au gestionnaire du PSP qui agira writing, and submitted to the PSP manager
    en tant que vérificateur who will also act as the auditor.
    BAR BAR
    172 Le Club a droit d’opérer un bar et une cantine. 172 Club is permitted to operate a bar and cantine.
    173 Le Club a le droit de transférer l’opération du 173 Club is permitted to transfer the operation of
    bar ou de la cantine à une concession. the bar or the cantine to a concession.
    174 Le responsable de l’opération du Bar/cantine 174 The  responsible  for  the  Bar/Cantine  must
    doit demander une permis de vente d’alcool request a liquor permit from the PSP manager
    au directeur de PSP. for each season.
    175 Le contrat devra inclure la responsable du 175 The contract shall include provisions for the
    bar/cantine  à  aussi  la  responsabilité  de responsibility for maintaining the used area
    maintenir les lieux d’utilisation propres. clean.
    176 La concession est valide pour une durée d’un 176.The concession is valid for one year and is
    an  et  renouvelable  avec  l’approbation  du renewable by the decision of the executive.
    comité exécutif.

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